Pflichtangaben einer Rechnung

Rechnungen, die den Gesamtbetrag von 150,- Euro Brutto überschreiten, müssen laut Gesetz folgende Angaben enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Die Steuernummer (z. B. in der Form xxx/xxx/xxxxx ) oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers (in der Form DExxxxxxxxx).
4. Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum)
5. Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum der Leistung
6. Rechnungsnummer (einmalig vergebene, fortlaufende Nummer)
7. Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen
8. Nettobetrag der Leistung und Lieferung
9. Steuersatz (zum Beispiel 19 % oder 7 % Mehrwertsteuer) sowie Höhe des Steuerbetrages bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
10. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderung

Eine korrekte Rechnung, an der das Finanzamt nichts zu beanstanden hat, sieht zum Beispiel so aus: Musterrechnung

Beiwerk: schön, aber nicht notwendig

Alle übrigen Angaben wie zum Beispiel E-Mail-Adresse oder Website, Gruß- und Dankesworte, Telefon- oder Handynummern, ja sogar Unterschrift und Stempel sind aus steuerlichen Gesichtspunkten nicht zwingend notwendig. Die Aufzählung der Pflichtangaben findet sich in detaillierte Form im Paragrafen 14 des Umsatzsteuergesetz (UStG).

Tipp: Umsatzsteueridentifikationsnummer online beantragen

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis vergeben. Der Antrag auf Erteilung einer USt-IdNr. kann auch online gestellt werden. Der Formularserver der Bundesfinanzverwaltung stellt ein entsprechendes Internet-Formular zur Verfügung, über das eine vollautomatisierte Beantragung möglich ist. Der Link lautet: http://www.bzst.de

Tipp: Hinweis auf Steuerbefreiung

Sollten einzelne oder alle Positionen von der Umsatzsteuer befreit sein, muss das auf der Rechnung vermerkt werden. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn der Aussteller unter die Kleinunternehmer-Regelung fällt.

Kleinbetragsrechnungen unter 150,- EUR Brutto

Rechnungen, die unter dem Betrag von 150,- Euro liegen, bezeichnet man als Kleinbetragsrechnungen. Kleinbetragsrechnungen (z.B. für Büromaterial, Kraftstoff) müssen folgende Angaben enthalten:

Name und Adresse des leistenden Unternehmens

Ausstellungsdatum

Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistungen

Rechnungsbetrag und darauf angewandter Steuersatz

Webtipp: Die 15 wichtigesten Angaben auf einer Rechnung

Tipp: Magische Grenze

Bei größeren Bestellungen vom Büromaterial oder auch beim Einkauf von Lebensmitteln ist die 150,- Euro-Grenze schnell überschritten. Sie sollen dann darauf bestehen, eine korrekte Rechnung mit dem oben genannten Angaben zu erhalten.

Warum müssen Rechnungen diese Formalitäten erfüllen?

Diese Formalitäten sind notwendig, damit dich Ihr Geschäftspartner die entsprechende Umsatzsteuer zurückholen kann. Sind Ihre Rechnungen nicht korrekt, kann das dazu führen, dass Sie als Leistungsempfänger die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen dürfen. Oder anders gesagt: Falsche Rechnungen gefährden den Vorsteuerabzug. Zur Erläuterung: Beim Vorsteuerabzug können Sie die von anderen Firmen berechnete Umsatzsteuer (die sogenannte Vorsteuer) mit der selbst erhobenen Umsatzsteuer verrechnen. Ist die Umsatzsteuer größer als die Vorsteuer, muss der Unternehmer die Differenz an das Finanzamt zahlen. Im umgekehrten Fall erstattet das Finanzamt das Vorsteuer-Guthaben. Formale Fehler beim Vorsteuerabzug sind somit eine willkommene Einnahmequelle für den Fiskus. Betriebsprüfungen haben deshalb oftmals Vorsteuer-Rückforderungen zur Folge. Wer das vermeiden will, muss auf ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen achten. Zwar besteht Anspruch auf nachträgliche Korrektur der Rechnung durch den Aussteller – allerdings ist es dafür nach Monaten oder gar Jahren oft zu spät. Man ist also gut beraten, eingehende Rechnungen sorgfältig und möglichst sofort auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Umgekehrt sollten Sie natürlich ebenfalls auf korrekte Rechnungen achten, wenn Sie vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen pflegen und sich nicht selbst unnötige Mehrarbeit einhandeln wollen. Zu den Anforderungen an eine Rechnung gibt die Bundessteuerberaterkammer in einer Broschüre mit dem Titel „Neue Rechnungsanforderungen im deutschen Umsatzsteuerrecht“ Auskunft. Eine Leseprobe finden Sie hier.