Digitale Rechnungen
Rechnungen müssen nicht unbedingt Papierform haben, sie können auch elektronisch übermittelt werden. Davon machen bereits viele Unternehmen Gebrauch, um sich das lästige „Eintüten“,
Frankieren und Versenden zu ersparen. Per E-Mail ist der Versand einfach schneller und billiger. Üblicherweise wird die Rechnung als pdf-Dokument an eine Mail angehängt.
Weitgehend unbeachtet bleiben dabei jedoch oftmals die recht hohen Hürden, die der Gesetzgeber für diese Art der Rechnungsstellung angesetzt hat.
Was ist bei der elektronischen Rechnung zu beachten?
Zunächst benötigt man für den Versand elektronischer Rechnungen die Zustimmung des Empfängers. Desweiteren ist zu beachten, dass elektronische Rechnungen, die z.B. per Mail verschickt werden, momentan noch mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein müssen, die Echtheit und Unversehrtheit des Dokumentes garantiert. Daneben ist auch der elektronische Datenaustausch (EDI) zulässig, welcher jedoch für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen zu aufwendig ist.Fällt die elektronische Signatur?
Das Ende dieser Signaturpflicht ist absehbar. Im Zuge des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (StVereinfG 2011) werden Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) vorgenommen, die ab dem 1. Juli 2011 gelten sollen. Ziel ist es, die bislang hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen zu reduzieren und die damit verbunden Bürokratiekosten erheblich zu senken. Derzeit liegt hierzu ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vor, der sich momentan im parlamentarischen Verfahren befindet. Dass die rigiden deutschen Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung entschärft werden sollen, geht auf die EU-Richtlinie 2006/112/EG zurück, die im vergangenen Sommer geändert worden ist. Die Richtlinie verlangt von den Mitgliedsländern bis spätestens Ende 2012 unter anderem Maßnahmen zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung. Aller Voraussicht nach wird man ab dem 1. Juli 2011 auf eine elektronische Signatur verzichten können. Statt dessen ist durch „ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt jeder Unternehmer selbst fest“ (siehe dazu auch den Gesetzentwurf, Artikel 5). In der einfachsten Form kann dies laut FAQ-Katalog des Bundesfinanzministeriums „durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein geschehen“.Signaturpflicht: Die aktuelle Gesetzeslage im Frühjahr 2011
Solange das Steuervereinfachungsgesetz nicht verabschiedet ist, gilt die alte Regelung, wonach Online-Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein müssen. Fehlt diese, ist bei Geschäftskunden der Vorsteuerabzug gefährdet. Nun könnte man meinen, schon eine eingescannte Unterschrift könnte als Signatur gelten. Ganz falsch ist das nicht: Tatsächlich handelt es sich dabei nach § 2 Signaturgesetz (SigG) um eine einfache elektronische Signatur, mit der jedoch allenfalls Rechnungen für Privatkunden versehen werden können. Im Geschäftskunden-Kontakt ist diese Art der Signatur nicht ausreichend, denn ein Scan hat nur geringen Beweiswert. Hier kommt nun die qualifizierte elektronische Signatur ins Spiel. Die Rahmenbedingungen hierfür definieren das deutsche Signaturgesetz (SigG) und die entsprechende Signaturverordnung (SigV).Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die höchste Sicherheitsstufe. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kann im Rechtsverkehr eingesetzt werden.
Die qualifizierte elektronische Signatur wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erstellt. Das ist eine spezielle Kombination aus Software und Hardware, die derzeit häufig als Chipkarte im Einsatz ist. Technische Grundlage der fortgeschrittenen und der qualifizierten elektronischen Signatur ist das sogenannte Public-Key-Verfahren. Dabei handelt es sich um ein krypotografisches System zum Ver- und Entschlüsseln von Daten.
Die qualifizierte elektronische Signatur kann ihrem Urheber durch ein qualifiziertes Zertifikat zugeordnet werden. Dieses wiederum muss von einem anerkannten Zertifizierungsdiensteanbieter, einem sogenannten „Trust Center“ ausgestellt werden. Wer also seine Rechnung mit Hilfe einer qualifizierten Signatur elektronisch unterzeichnen möchte, muss sich zuvor bei einem Zertifizierungsdienst anmelden, der seine Tätigkeit bei der Bundesnetzagentur angezeigt hat. Beim Berufsverband der Trustedcenterbetreiber erfahren Sie mehr über die einzelnen Anbieter, zu denen beispielsweise die Sparkassen-Finanzgruppe (S-TRUST) oder die Deutsche Post AG (Signtrust) zählen. Darüber hinaus bieten auch die IHKs in Kooperation mit DE-CODA eine Signaturausstattung an.